PRIVACY VERKLARING van AVRA –
Antwerpse Vereniging voor Romeinse Archeologie vzw

De Antwerpse Vereniging voor Romeinse Archeologie vzw – AVRA hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. AVRA houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;

• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als AVRA zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Antwerpse Vereniging voor Romeinse Archeologie vzw – AVRA
Frans van Heymbeecklaan 43
2100 Deurne
contact@avra.be

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door AVRA verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Ledenadministratie van en dienstverlening aan leden
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven, publicaties (Bulletin, Monografie) en uitnodigingen
• Deelname aan activiteiten (o.a. lezingen, museumbezoeken, reizen,…)
• Aankopen van tickets voor reizen en uitstappen (afleveren tickets, toegangscontrole, bepaling tarieven, servicemailing voor en/of na uw bezoek, contactname in geval van programmawijziging of annulatie)
• Occasionele e-mails met een aanbod voor specifieke activiteiten

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken :

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres
• Privé contactgegevens : telefoon- en/of GSM-nummer, e-mail adres
• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer, rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken : geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit
• Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen,…)
• Opleiding en vorming
• Aanwezigheid
• Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames,…)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren via onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Er kunnen foto- of camerabeelden genomen worden als u deelneemt aan onze activiteiten. Indien u niet gefotografeerd of gefilmd wil worden dient u ons dit schriftelijk mee te delen vóór de aanvang van een activiteit. De verworven beelden worden enkel in het kader van promotie en communicatie van de werking van AVRA verwerkt. De verworven beelden worden nooit zonder voorafgaande toestemming aan derde partijen verstrekt.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van ICT-infrastructuur
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven, publicaties en uitnodigingen

Wij delen tevens persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
• Reisbureaus in het kader van organisatie van binnen- en buitenlandse reizen

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen overeenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

Bewaartermijn

AVRA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

De gegevens worden bewaard zolang als nodig is om onze dienstverlening te kunnen aanbieden, omdat we er een belang bij hebben of om onze wettelijke verplichtingen na te komen.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking.

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens AVRA van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, evenals een ‘firewall’;
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
• Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.
Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
tel: +32 (0)2 274 48 78
e-mail: contact@apd-gba.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

AVRA kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.